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O fenômeno da globalização vem sendo analisado sob as mais diferentes perspectivas, porém é consenso entre todos que as facilidades criadas pelo avanço tecnológico ocorrido no campo das comunicações e da informática foram os fatores essenciais que possibilitaram a ocorrência de um progresso tão acentuado na interação entre indivíduo e organizações em todo o mundo. O fantástico progresso técnico na capacidade de memória dos micros, em softwares de grande utilidade em linguagem amigável para um enorme números de usuários, além do desenvolvimento da Internet e de outros meios de comunicação entre computadores, abriu caminho para que o papel da informática fosse crescendo de forma irreversível dentro das organizações, e inclusive dentro de nossos lares. Os governos de vários países entenderam a irreversibilidade desse processo e a importância de seu impacto em suas economias e buscam discutir regras de inclusão e de controle. No Brasil essa discussão está iniciando e existem dificuldades para o seu desenvolvimento, provavelmente, devido á complexidade do assunto e ao caráter dinâmico da própria informática e de seus múltiplos usos pela sociedade. |
Os dirigentes das empresas, pressionados pelos efeitos da globalização, passaram a dar atenção especial á criação de sistemas de informação mais completos que integrassem melhor as diversas áreas operacionais internas entre si e com seus públicos externos, como clientes, acionistas, fornecedores, instituições financeiras e órgãos governamentais. Mas, desde logo, ficou evidente que não bastaria apenas usar novos recursos de informática em cima de procedimentos velhos. Seria necessário também repensar e reorganizar a empresa para os novos tempos, revisar todos os procedimentos e sua forma de conduzir os negócios, paralelamente, ir introduzindo novos sistemas de informações que permitissem atender rapidamente as novas demandas do mercado.
Um exemplo disso está na área de captação
de recursos. Com a crescente necessidade das empresas de buscar recursos
no Mercado de Capitais do país e do exterior para viabilizar seus planos
de crescimento, elas passaram a conviver com acionistas e investidores
profissionais e sofisticados que demandam continuamente informações
detalhadas sobre o seu desempenho ao longo do tempo. Isso vem obrigando
as empresas, de um modo geral, a adotar uma nova postura de “disclosure”
de informações e desenvolver novos sistemas que lhes permitem dispor
das informações solicitadas nesse novo processo de relações com os investidores. |
O SAP R/3 É ...
Um sistema desenvolvido com o objetivo de suportar todas as atividades de negócio de uma Empresa de forma integrada e eficiente.
A solução encontrada pelas Empresas para coordenar e executar suas atividades de forma rápida, segura e confiável.
O QUE SAP R/3 NÃO É...
1- A resposta para todos os problemas
2- A visão estratégica ou operacional da empresa
3- Um substituto para um bom planejamento
4- Um sucesso sem o comprometimento dos usuários
Não se deve esperar que após a implantação do SAP todos os problemas enfrentados atualmente irão desaparecer por completo. Além disso, deve-se estar ciente de que novos problemas surgirão em virtude do uso do R/3, já que toda ferramenta de trabalho apresenta vantagens de desvantagens.
Enfatizar a importância do comprometimento dos usuários para o sucesso da implantação do sistema e de sua efetiva utilização.
O comprometimento dos usuários se traduz pela participação ativa nos treinamentos, pela aceitação e entendimento claro das mudanças provocadas em sua forma de trabalhar e os benefícios trazidos para a empresa como um todo associados a implantação do novo sistema integrado.
BENEFÍCIOS TRAZIDOS PELO SAP R/3
Integridade de Informações
- Único ponto de entrada para informações
- Processamento simultâneo de entradas de diversos usuários
- Atualização automática do banco de dados
- Base de dados comum
- Aspectos operacionais, financeiros e gerenciais são satisfeitos simultaneamente
O uso de base de dados comum acarreta na integridade dos dados e na inexistência de atividades para manutenção da consistência de dados. É toda a Empresa falando a mesma língua. A atualização de informações on-line promove maior agilidade e flexibilidade nos trabalhos pois o sistema representa, a todo instante, a visão mais atualizada e realista da Empresa.
BENEFÍCIOS TRAZIDOS PELO SAP R/3
- Maior agilidade para atender clientes, externos e internos.
- Menor carga de retrabalho-integração entre pessoas e informações.
- Ponto de contato único para os clientes
- Maior facilidade para a medida de resultados
- Otimização de custos.
Alguns exemplos de módulos:
CONTROLADORIA: representa o fluxo de custos e receitas da empresa e é uma ferramenta gerencial para tomada de decisões.
FINANÇAS: suporta as atividades financeiras da Empresa: contas a pagar, contas a receber, tributação, impostos, entre outras.
GERENCIAMENTO DE MATERIAIS: este módulo suporta as atividades de suprimentos e de inventário.
VENDAS E DISTRIBUIÇÃO: este módulo ajuda a empresa otimizar todas as atividades pertinentes a vendas, entregas e cobrança.
PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO: este módulo é usado para planejar e controlar as atividades e manufatura da empresa.
Desenvolver Produtos e Processos
Atividades necessárias para maximizar o desempenho dos produtos/peças e serviços(marketing, planejamento, engenharia, manufatura, qualidade, etc.
Gerar Demanda
Atividades necessárias para capturar pedido, comprometer-se com seu atendimento e posterior cobrança (marketing, promoções, planejamento, vendas, administração de vendas, crédito, contas a receber, etc...)
Atender Demanda
Atividades necessárias para garantir o atendimento dos pedidos (vendas, PCPM, compras, contas a pagar, manufatura, qualidade, distribuição física, fiscal, etc)
Assistir Consumidor
Atividades necessárias a prolongar a satisfação do consumidor final com o produto entregue (garantia, serviços e peças, etc)
Administrar o Negócio
Atividades necessárias para planejamento, controle e manutenção geral dos processos da Empresa (planejamento estratégico, controladoria, finanças ,RH, qualidade, tecnologia da informação, etc)
INTEGRAÇÃO E COMPORTAMENTO
O SAP funciona de maneira integrada, o que faz com que as atividades de diversas áreas também tenham que ser vistas de forma integrada e independentes.
Enfatizar que o SAP integra as atividades realizadas por cada departamento, exigindo que o usuário tenha uma mentalidade diferente da que tem hoje.
Suas ações tem, a partir da implantação do novo sistema, impacto sobre as atividades das demais áreas de empresa.
Mostrar que hoje, o foco ainda é na atividade, e que com o SAP, o foco passará a ser nos processos. Com a integração entre as diversas áreas, a Empresa estará capacitada para trabalhar de maneira eficiente, atendendo seus clientes de maneira adequada e suportando suas atividades de maneira mais simples, através de um planejamento integrado de recursos, poupando desperdiço de tempo com atividades redundantes.
Esta nova visão implica em resultados visíveis interna e externamente á empresa, como melhor administração de seus recursos(custos, necessidades e prazos), clientes satisfeitos com um atendimento eficiente e preciso (ausência de enganos e falsas promessas), desenvolvimento de produtos de maneira integrada e portanto rápida.
As coisas não poderão ser mais assim...
Isso não é problema meu!
Esqueceram de atualizar o documento!
Esqueceram isso...
Esqueceram aquilo...
O sistema não presta!
Já fiz minha parte!
Não está mais comigo!
PRAZOS: outras áreas dependem das informações para executarem seus trabalhos. Os prazos devem ser cumpridos.
QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES: informações “validas” e corretas. Não introduzir um dado duvidoso no sistema.
Enfatizar a maior responsabilidade de introduzir dados corretos no sistema em tempo hábil(nem que para isso o usuário tenha que gastar um pouco mais de empo para verificar se as informações está realmente correta).
Citar também independência entre as diversas áreas da Empresa: usuários deverão Ter visão do todo, sabendo que eu trabalho impacta diretamente no trabalho de outra áreas.
ACESSANDO O SAP
Para acessar o SAP/R3 devemos executar alguns passos:
1º Clicar duas vezes sobre o ícone “SapLogon” na área de trabalho do Windows.
2º Escolha o processo que você quer trabalhar para logar no SAP.
TELA INICIAL
MANDANTE: é o maior nível hierárquico dentro do sistema SAP R/3. O sistema traz automaticamente o código do mandante onde o usuário ira registrar as operações da Empresa.
USUARIO: digitar a sigla do funcionário (esta sigla é igual ao logon da rede local) com autorização para acessar o sistema.
SENHA: digitar a identificação pessoal do usuário. A senha é a garantia de segurança no acesso ao R/3.
IDIOMA: o R/3 possui versões distintas em diversos idiomas.
Para efetuar o logon-on deve-se teclar enter.
A barra de titulo muda de acordo com a tela que você está visualizando e ajuda você a continuar se está na tela correta pois traz o nome da tela que está sendo executada.
ALTERANDO A SENHA NO SAP R/3.
Sua identificação de usuário e senha autorizam você a executar determinadas tarefas no SAP R/3.
Seja cuidadoso quando escolher sua senha. Não a deixe registrada e não use palavras ou nomes que podem ser facilmente descobertas. Combinação de letras e número e mais seguro.
A nova senha não pode ser igual a uma das últimas cinco senhas já utilizadas. Se o usuário errar três vezes a digitação da senha o sistema bloqueia esse usuário.
BARRA DE MENU
Para navegar pelo menu do R/3 basta clicar sobre a opção desejada. Ao se clicar sobre uma função do menu o sistema vai abrindo submenus até atingir a última função possível ou a opção desejada pelo usuário.
O sistema aponta os submenus quando são possíveis através de uma seta no lado direto da função.
ENTENDO OS MENUS
SISTEMA:
Esse menu demonstra seu acesso nas funções do sistema.
CRIAR JANELA: abre uma nova seção do SAP independente da tela que o usuário esta utilizando.
ELIMINAR JANELA: encerra a seção aberta através da função “criar Janela”.
STATUS: identifica dados do sistema tais como: usuário que está logado, data, horário e principalmente o código da transação que está sendo executada. Esta função permite que o usuário identifique os códigos das transações que lhe são mais comuns permitindo o acesso mais rápido ás transações.
AJUDA:
Esse menu oferece informações sobre o sistema SAP R/3 e seus processos de forma on-line. As informações estão em inglês uma vez que o sistema de ajuda não foi traduzido.
BARRA DE FERRAMENTAS
A barra de ferramentas está localizada logo abaixo da barra de menu. Os botões de ferramentas proporcionam grande facilidade em executar comandos corriqueiros.
Para ativar uma ferramenta basta clicar sobre o respectivo botão, para tarefas em que a ferramenta não pode ser utilizada o botão fica em tom de cinza.
UTILIZANDO CÓDIGOS DE TRANSAÇÃO
Na barra deferramentas existe o campo de atalho onde o usuário informa o código de transação que deseja acessar. Com esse código, o usuário terá acesso mais rápido á transação.
Para saber qual o código de cada transação basta acessar a tela desejada através do caminho de menu. Quando o sistema abrir a tela deve se escolher a seguinte opção de menu:
BARRA DE STATUS
Todas as informações sobre a situação do sistema e da transação em curso são exibidas na Barra de Status localizada no rodapé da tela do R/3.
A barra de status traz mensagens classificadas como segue:
E:Erro. O sistema bloqueia o avanço de telas até que o erro seja reparado pelo usuário.
W:Atenção. O sistema avisa uma informação a ser corrigida futuramente caso necessário. Para avançar nas telas.
A:Fim Anormal. Mensagem emitida quando a transação é abordada(cancelada) de forma não convencional.
I: Informação. Aponta mensagens que auxiliam o usuário quando do processamento de uma transação. Esta mensagem pode vir em forma de uma pequena janela auxiliar.
CAIXA DE DIÁLOGO
São janelas do SAP R/3 em escala menor que exibem ou solicitam informações.
Quando uma caixa de diálogo é apresentada no SAP a barra de título da janela ativa e aparece destacada em azul.
As janelas inativas aparecem em cinza.
NAVEGANDO POR UMA JANELA
UTILIZANDO O SHORTCUT
UTILIZANDO O MATCHCODE
DEFINIÇÃO DE MATCHCODE:
É uma ferramenta do SAP R/3 que você utiliza para auxiliar no preenchimento do campo desejado. O Matchcode fornece as entradas disponíveis para aquele campo.
Os campos que exibem um pequeno triângulo no canto superior direito possuem o matchcode.
Quando você posiciona o cursor em algum destes campos marcados no seu lado direito aparece uma seta apontando para baixo.
Clicando sobre a seta o SAP R/3 abre uma janela de valores de entradas possíveis para o campo selecionado conforme solicitação do usuário. Clicando sobre a informação desejada o R/3 preenche o campo automaticamente.
TIPOS DE CAMPOS
CAMPOS OBRIGATÓRIOS:
São os campos cujo o preenchimento é obrigatório para que o sistema permita a movimentação entre telas.
Todos os campos obrigatórios são indicados por um ponto de interrogação.
CAMPOS OPCIONAIS:
São os campos cujos valores podem ou não ser preenchidos. O não preenchimento dos mesmos não implica no bloqueio do sistema para acesso ás demais telas.
UTILIZANDO A AJUDA DO SAP R/3
Deve-se lembrar que a ajuda do SAP R/3 é dada por campo, ou seja a janela que se abre como ajuda descreve o campo solicitado.
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